Госдума устанавливает требования к электронным дубликатам документов

Порядок перевода бумажных документов в электронные предложили закрепить в законодательстве. Такой законопроект кабмина Госдума приняла в первом чтении 6 апреля.

«Проектом закона вводится базовое регулирование создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов и создаются правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде», — сказал замминистра экономического развития Владислав Федулов.

Сейчас, по его словам, максимальный срок хранения документов трудовых договоров, служебных контрактов, гражданско-правовых договоров и многих других может достигать 75 лет. Расходы на логистику и аренду в некоторых случаях по крупным компаниям в некоторых случаях могут доходить от 500 млн до 1 млрд рублей в год, сообщил он. Бумажный документооборот накладывает дополнительные издержки на работу организаций. По данным экспертов и представителей делового сообщества, переход в цифру позволит ускорить бизнес-процессы в среднем в пять раз.

Электронный документооборот предложили отрегулировать

«Законопроект дает возможность создать юридически равнозначные копии документов и устанавливает правила формирования таких дубликатов. Сделать это могут только подписанты с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — сама копия при этом должна будет визуально повторять оригинал», — рассказал Федулов. При соблюдении условий хранения электронных дубликатов у компаний и органов власти, по его словам, появится право избавиться от бумажных оригиналов уже через год.

Также регламентируется перевод электронных документов из одного формата в другой с сохранением их юридической значимости. Документ учитывает основные риски искажения содержания документов в ходе вводимых процедур. Поэтому вводятся особые, более строгие, требования к процедуре в отношении отдельных категорий документов, которые, например, присутствуют в 115-м «антиотмывочном» законе и законе о бухгалтерском учете.

В конвертируемых документах должны быть сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного  документа. Запрещается создание дубликатов, хранение и уничтожение документов архивного фонда РФ, документов, составляющих гостайну, удостоверяющих личность и иных, запрет в отношении которых прямо установлен федеральными законами.

Читайте также:

• Для чего нужна электронная подпись и как ее получить • Бумажную нагрузку учителей планируют сократить в два раза

«Будущее за цифровым документооборотом — нужно уходить от бумажных аналоговых носителей во многих смыслах, в том числе в целях экономии», — сказал  первый зампред Комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Сергей Боярский («Единая Россия»).

В своем заключении комитет, по его словам, отразил все нюансы и недочеты — их можно поправить ко второму чтению. «Поэтому комитет предлагает в первом чтении законопроект поддержать», — заключил политик.

Также читайте о том, какие законы вступают в силу в мае.